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"Creo que no hay nada como pasar un buen rato ante una gran película, libro, espectáculo o serie de televisión, pero a veces me toca dividir mi tiempo entre mis siete sobrinos. Es una realidad como un templo que a los niños les gusta ir a la playa. ¿A quién no? No hay nada mejor que pasear junto al mar con el rumor de las olas (y un buen factor 50)".

¿Cómo hacer la Nota de Prensa Perfecta?_Wave On Media

¿Cómo hacer la nota de prensa perfecta?

By Rocío Gil Grande | Comunicación Corporativa

¿Cómo hacer la nota de prensa perfecta?

Elaborar la nota de prensa perfecta puede ser un factor determinante en el éxito o fracaso de tu producto. Llegar al mayor número posible de medios de comunicación supone una herramienta muy potente de promoción sin necesidad de invertir grandes cantidades de dinero en publicidad. 

Antes de elaborar la nota de prensa perfecta, debes tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Definir tus objetivos. 

Primero, piensa qué quieres conseguir con tu nota de prensa. No es lo mismo destacar un producto, un avance de interés para la sociedad, anunciar un premio ganado o convocar a la prensa para un evento.

A continuación, evalúa los puntos fuertes tiene tu anuncio y a quién puede interesar. Eso te ayudará a ser realista y promoverla entre los medios de comunicación adecuados.  A veces tu contenido podría captar la atención del público general pero si es muy específico quizá debas limitar tu rango de acción.

Afortunadamente, existen publicaciones muy concretas sobre casi todo, y aunque puedan tener menos audiencia que los medios generalistas, sus periodistas y su público tendrán probablemente mucho más interés en ti.

2. Crear una base de datos

Lo siguiente será configurar una base de datos con los e-mails de las redacciones a las que quieras enviar tu nota. Pero, no te conformes, investiga un poco a ver qué periodista es el que lleva los temas que tú tratas para mandarle a él mensajes más personalizados que puedan ser de su interés.

3. Elaboración de la nota de prensa

Elaborar una nota de prensa perfecta supone ponerse en la piel del periodista que la va a leer o tu nota acabará en la carpeta de mensajes eliminados sin que el destinatario la haya abierto.

"Elaborar una nota de prensa perfecta supone ponerse en la piel del periodista que la va a leer".

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Cabecera

Un detalle aparentemente insignificante pero necesario. Arriba, en un lateral de tu página, deberá aparecer la fecha, la empresa con su logo y algo que identifique el documento como nota de prensa

Titular

Piensa en un titular corto, claro, llamativo y que resuma tu contenido. Algo que le dé el trabajo hecho al redactor y que esté listo para publicar en su medio. Para ello, utiliza oraciones sencillas (sujeto, verbo y predicado), redacta en tercera persona e intenta llevar el dato principal al titular. Y, sobre todo, intenta que tu titular no suene demasiado comercial: céntrate en lo que puede ofrecer al público.

Elementos destacados

A continuación, destaca un par de ideas de lo que quieres promocionar y llévalas a modo de subtítulos. Basta con un par de frases o tres a lo sumo que resalten con letra más grande y diferenciada antes de que dé comienzo el texto.

Entradilla

Tu nota deberá empezar con una entradilla que responda a las famosas 5W del periodismo: quién, qué, dónde, cuándo, cómo y por qué. O lo que es lo mismo: resúmelo todo en un párrafo breve.

Cuerpo

Después, podrás desarrollar el contenido íntegro de tu nota, pero ten en cuenta lo siguiente:

  • Procura que tu nota no ocupe más de una página o, a lo sumo, dos.
  • Escribe en párrafos breves y subraya con ‘negrita’ lo más relevante
  • Utiliza frases cortas y evita términos demasiado técnicos
  • Incluye ladillos (intertítulos dentro del texto) para separar y destacar ideas
  • Destaca en todo momento el interés que tiene tu contenido para el público

Información de contacto

Este apartado es fundamental, siempre debes incluir al final de la nota tus datos de contacto: nombre del responsable de comunicación, nombre y logo de la empresa, número de teléfono y e-mail. De esta forma, facilitarás a los periodistas que contacten contigo para elaborar reportajes que sean de tu interés o resolver posibles dudas.

*Ten en cuenta: evita enviar tus notas en un formato .PDF que impida al periodista copiar o modificar el contenido de la misma y sé consciente de que pocas veces publican exactamente lo que tú quieres contar y con tus palabras.

4. El Email 

Ahora piensa en el periodista que recibe decenas de notas de prensa a diario. Tu objetivo es diferenciarte. Si has elaborado un buen titular de la nota de prensa, podrá servirte como título de correo electrónico. Pero asegúrate de que es llamativo. Un buen ejemplo sería: ‘Arquitectos españoles diseñan por primera vez edificios inteligentes para prevenir enfermedades’.

A continuación, ten en cuenta el ritmo de las redacciones para enviar tu nota de prensa. Normalmente, las reuniones de redacción se hacen por la mañana con distintos temas sobre la mesa para asignarlos a cada periodista. Asegúrate de haber enviado tu nota entre las 08:00 y las 09:00 de la mañana si no es una cuestión de última hora

5. Seguimiento

Lo último que deberás hacer una vez enviada tu nota es hacer un seguimiento del impacto que está teniendo -clipping de prensa- con distintos objetivos:

  • Comprobar que el mensaje se ha transmitido correctamente al público.
  • Analizar el impacto sobre nuestro producto u objetivo, 
  • Estudiar si ha mejorado el ‘engagement’ de nuestra marca -o preferencia por los usuarios. 
  • Prevenir posibles crisis de reputación.

Algunos de los pasos a seguir:

  • Identificar las noticias en las que ha aparecido tu empresa y categorizarlas por la relevancia del medio y la información. No es lo mismo que una noticia haya ido entre las primeras de un telediario nacional que en las páginas de un pequeño diario local.
  • Ordenar cronológicamente y por las categorías establecidas las veces que ha aparecido la empresa en los medios en relación con la nota de prensa.
  • Comprobar el impacto que han tenido dichas noticias en el público. Existen varias herramientas que analizan estos datos de impacto en las distintas plataformas: televisión, radio, prensa y redes sociales.
  • Elaborar un informe que evalúe tu presencia en los medios, cuáles han sido las noticias más relevantes para el público objetivo, qué impacto han tenido en la imagen de tu empresa, qué repercusión económica ha tenido la estrategia de comunicación, cómo ha evolucionado tu reputación mediática, qué viralidad han tenido tus contenidos y cómo ha funcionado tu compañía en los medios respecto a la competencia.

Si has hecho todo correcto, este último paso debería corroborar un buen trabajo. Si no ha sido así, trata de identificar en qué parte del proceso ha fallado tu nota y cómo podrás mejorar la próxima vez.

No obstante si tienes alguna consulta sobre cómo elaborar la nota de prensa perfecta desde Wave On Media podemos ayudarte porque, ¡Tú eres WOM!

¿Cómo solucionar una crisis de reputación_Wave On Media

¿Cómo solucionar una crisis de reputación?

By Rocío Gil Grande | Comunicación Corporativa

¿Cómo solucionar una crisis de reputación?

Cualquier organización puede tener una crisis de reputación. Una noticia que salta a los medios, una mala respuesta a un usuario en redes sociales, una polémica con un trabajador… o cualquier incumplimiento de la responsabilidad corporativa que haya cometido tu empresa. Los efectos pueden quedarse en una anécdota o suponer un verdadero estrago para tu proyecto, según la gravedad y la gestión que hagas del problema.

¿Cómo gestionar o resolver una crisis de reputación? La mejor manera es prevenir antes de tiempo, reforzar tu identidad de marca y tu estrategia de comunicación, prepararte ante posibles imprevistos. Pero hay algunas cosas que no se pueden prever. Por eso, aquí te indicamos algunas claves para prevenir y gestionar una crisis.


Antes de elaborar la nota de prensa perfecta, debes tener en cuenta los siguientes pasos: 

1. Mejor prevenir que curar 

1.1. Anticipa posible escenarios

¿Cuáles son tus puntos débiles? ¿Cómo afectan esas cuestiones a tu público y a la sociedad en general? ¿Qué acciones u omisiones de la organización han fallado y cómo van a ser recibidas por la gente? Si ha habido cualquier incidente, el equipo de comunicación debe ser el primero en saberlo para poder gestionar el problema a tiempo y evitar que se magnifique. Ten en cuenta que las redes sociales son a día de hoy un altavoz para ti, pero también un hervidero para posibles críticas desde el momento cero.

1.2. Destina recursos

Necesitas un equipo de personas que monitoricen en todo momento el nombre de tu marca, dónde aparece y qué se dice de ella, creando informes periódicos. Que reciban alertas de las últimas noticias sobre ti para poder actuar a tiempo, y eso significa una inversión en recursos humanos. Tanto en medios convencionales como en internet y redes sociales.

Por eso también es importante que tu equipo de Social Media esté preparado con una serie de pautas sobre cómo responder a una crisis de reputación en redes sociales. Muchas veces una potencial crisis se resuelve con una respuesta rápida y amable por parte del Community Manager. Y en general, con un equipo de recursos humanos abierto a resolver dudas y cuestiones del público. Los canales de respuesta -online, telefónicos o en persona- han de ser rápidos y estar abiertos a la rectificación para minimizar posibles consecuencias.

1.3. Define un comité de crisis

También es importante crear un comité de crisis que esté preparado para analizar la gravedad de los distintos escenarios en caso de que ocurra algo e implicar a los miembros directivos si se trata de una cuestión mayor. Para ello es fundamental anticiparse al posible daño que ocasionará el problema, por lo que es importante diferenciar entre un simple conflicto en redes o por una mala noticia en la prensa, de lo que puede suponer una brecha en la organización.

"Es importante diferenciar entre un simple conflicto en redes o por una mala noticia en la prensa, de lo que puede suponer una brecha en la organización".

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Es necesario a su vez definir a una persona que haga de portavoz de la organización, que tenga clara la identidad y mensajes de marca y esté preparada para dar posibles respuestas tanto interna como externamente.

2. Cuando la crisis es inevitable

A veces es imposible anticipar una crisis, algo estalla y tu organización entra en el ojo del huracán. La clave en este caso es minimizar los daños (que los habrá) y dar una respuesta correcta en el menor tiempo posible pero sin precipitarse y empeorar la situación. Estos serían los pasos a seguir:

2.1. Da la cara

La respuesta institucional debe darse si la polémica es grave y los canales habituales de comunicación con el público no han funcionado. Lo ideal sería un comunicado de prensa para aclarar lo ocurrido, pero si la magnitud es considerable y ha trascendido a los medios de comunicación, es el momento de que el portavoz de la empresa dé la cara.

2.2. Sé transparente y ofrece soluciones

¿Cómo debe ser el mensaje? Sé transparente y cercano, sea cual sea el canal de comunicación que utilices para resolver la crisis. Y ante todo, humildad para reconocer los errores, hacer autocrítica y asumir responsabilidades si las hay y ofrecer soluciones. Pero sobre todo, lo fundamental es ofrecer soluciones prácticas al problema. Trata que tu mensaje llegue por todos los canales visibles.

2.3. Vuelve a la normalidad

Una vez pasado el momento y tras las acciones oportunas de la empresa, es importante que vuelvas a generar contenido tanto en tu web como en redes sociales y que la prensa vuelva a hablar de tus iniciativas para volver a la normalidad. Ten en cuenta que las buenas noticias sobre tu entidad probablemente no estarán tan bien posicionadas en los buscadores de internet como las que hacen referencia a tu crisis, por lo que es importante generar buen contenido (sin saturar) para que esas noticias queden atrás.

3. Análisis del impacto y seguimiento

Una vez pasada la vorágine, deberás realizar informes detallados de todo cuanto ha ocurrido desde que el problema se originó hasta que se solucionó, qué se dijo en ese tiempo tanto en los medios como por parte de los usuarios, qué respuesta dio la organización y cómo ha funcionado.

Analiza el impacto de la crisis en tu identidad de marca y cómo se ha traducido en el objeto de tu empresa, ya sea a nivel de clientes o de actividad. Pero una vez pasada la crisis deberás seguir monitorizando tu identidad de marca con el objetivo de reforzar tu mensaje, redefinir la estrategia de comunicación si es necesario y prevenir nuevos escenarios problemáticos.

Por último, recuerda que sobrevivir a una crisis de comunicación es difícil, pero no imposible.

"Recuerda que sobrevivir a una crisis de comunicación es difícil, pero no imposible".

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Si tienes alguna consulta sobre crisis de reputación desde Wave On Media podemos ayudarte porque, ¡Tú eres WOM!

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